7 langkah untuk mengelola waktu dengan baik

7 langkah untuk mengelola waktu dengan baik

Terkadang, waktu terasa sangat cepat berlalu sedangkan masih banyak hal yang belum diselesaikan. Anda mungkin pernah merasa tidak merasa sempat untuk mengerjakan sesuatu dan seringkali lupa ini-itu. Nggak sempat atau nggakdisempatin? Keduanya adalah hal yang berbeda. Tergantung bagaimana Anda me-manage waktu Anda dalam sehari yang hanya 24 jam itu.

Bila Anda merasa mempunyai masalah dengan Time Management Anda, sudah saatnya Anda menyimak artikel ini dengan baik :D.

Sebagai pebisnis, Anda harus bisa mengatur waktu Anda. Apalagi bila Anda mempunyai keluarga yang membutuhkan perhatian Anda. Tentunya Anda harus pintar-pintar membagi waktu untuk bekerja di luar dengan waktu untuk berkumpul bersama keluarga di rumah. Menurut Professionalism in the Workplace Study 2012, mengelola waktu adalah kualitas terpenting keempat yang harus dimiliki pekerja dari sudut pandang HR.

Berikut ini beberapa hal yang harus dilakukan agar Anda dapat me-manage waktu dengan lebih baik:

1. To-do List

Mungkin Anda bosan mendengar saran dari saya, “Kenapa harus buat To-do List?Kan repot..” Beberapa dari Anda sudah terbiasa merencanakan berbagai hal di dalam pikiran Anda. Namun ingat, manusia itu tempatnya salah dan lupa. Bisa jadi Anda melupakan sesuatu hal penting yang harus dikerjakan hari itu juga dan membuat semuanya jadi kacau-balau.

Mulailah menuliskan hal-hal yang harus Anda kerjakan di sebuah agenda. Lebih baik lagi bila Anda mempunyai sebuah whiteboard kecil yang dipasang di kamar atau dimanapun yang sering terlihat oleh Anda, kemudian Anda bisa menuliskan berbagai macam pekerjaan yang harus dilakukan hari ini dan sesuatu yang lain yang harus disiapkan besok.

Namun bila Anda malas membawa agenda kemana-mana, manfaatkan aplikasi to-do list yang ada di ponsel. Biasanya aplikasi seperti ini dilengkapi dengan pengingat atau alarm yang dapat disetel untuk berbunyi pada saat-saat yang bisa ditentukan.

Anda juga bisa menggunakan Google Calendar, dimana e-mail yang masuk mengenai suatu kegiatan secara otomatis akan tercatat dalam kalender Anda.

2. Skala Prioritas

Buatlah skala prioritas hal-hal yang harus dikerjakan, mulai dari yang sangat penting sampai yang dapat dikerjakan hari ini jika ada waktu luang, tanpa harus menunggu besok. Kerjakanlah yang paling penting dahulu baru kemudian melanjutkan kepada yang lainnya.

3. Hindari Multitasking

Hindari melakukan beberapa pekerjaan sekaligus pada saat yang bersamaan karena dapat mengganggu produktivitas Anda. Bila Anda memaksakannya sekalipun, seringkali hasil pekerjaan tidak akan jadi maksimal atau malah nggak selesai-selesai juga. Karena fokus Anda terbagi sehingga banyak hal yang akan terlewat atau terjadi kesalahan.

4. Siapkan Waktu untuk Hal Tak Terduga

 

Keadaan terkadang tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Misalnya, ketika Anda sedang dalam perjalanan untuk meeting dengan tim, Anda terjebak macet di jalan.

Untuk menghindarinya, mulailah menyiapkan waktu untuk hal-hal yang tak terduga. Anda dapat berangkat setengah jam lebih awal untuk meeting tersebut, contohnya. Namun bila hal-hal ini sudah dapat diprediksi sebelumnya (seperti daerah Jakarta), ukurlah waktu kemacetan tersebut rata-rata berapa jam/menit.

Sediakan plan B untuk setiap plan A. Bila Anda mendadak harus bertemu dengan klien, sedangkan Anda sedang mengerjakan laporan keuangan untuk disetorkan kepada investor besok paginya, otak Anda harus memutar dengan cepat untuk mencari waktu agar bisa menyelesaikan pekerjaan tersebut. Meskipun seringkali Anda harus mengorbankan waktu luang Anda.

5. Be Flexible

Pagi hari ketika Anda bosan menonton TV, carilah kegiatan lain yang dapat Anda selesaikan tanpa harus menunggu waktu yang tepat. Jadilah fleksibel mengatur waktu. Semakin cepat Anda menyelesaikan suatu tugas, Anda akan mempunyai lebih banyak waktu luang nantinya.

Namun, semuanya tergantung dari prime time Anda. Saya sudah pernah membahas hal ini di dalam artikel saya sebelumnya. Intinya, kerjakanlah hal yang membutuhkan banyak energi dan fokus yang besar pada saat prime time, supaya hasil pekerjaan maksimal dan memuaskan.

6. Time Goal

Biasakanlah menetapkan deadline atau time goal kepada setiap pekerjaan yang harus diselesaikan. Untuk membuat laporan keuangan, maksimal sejam. Bertemu dengan klien dua jam. Meeting dengan tim marketing setengah jam. Sehingga Anda tidak terbiasa untuk mengulur-ulur waktu.

Anda juga harus mengalokasikan waktu untuk istirahat, misalnya lima belas sampai tiga puluh menit. Janganlah memforsir diri sendiri.

7. Relax!

 Luangkanlah waktu untuk beristirahat, melakukan apa yang Anda suka, sepertitweeting atau mendengarkan musik, atau mungkin menonton film. Tidurlah bila memang sudah waktunya untuk tidur. Manusia mempunyai waktu tidur yang mencukupi sebanyak 6-8 jam sehari. Tanpa istirahat yang cukup, tubuh Anda akan merasa capek dan otak menjadi tidak fokus. Pekerjaan pun banyak yang terbengkalai.

Saya pernah bertanya mengenai time management kepada Tante saya. Beliau menjawab dengan cerita yang sederhana:

Pagi hari saya meluangkan waktu untuk menemani anak-anak saya sarapan, karena siang harinya mereka menghabiskan waktu di sekolah. Saya akan menggunakan waktu tersebut untuk berbincang-bincang dengan anak-anak.

Kemudian, ketika anak-anak bersekolah, saya meluangkan waktu untuk diri saya sendiri, seperti les piano atau berkumpul dengan teman-teman. Saat sore atau malam, itu adalah waktu untuk saya dan anak-anak berkumpul bersama dan menonton TV.

Dengan suami, itu fleksibel.. Karena suami saya kegiatannya tidak menentu. Kadang saya harus sarapan dua kali, pagi hari dengan anak-anak, agak siangnya dengan suami.